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Das 123 der Aufbewahrungsfristen

A

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Abrechnungsunterlagen	10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt	6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung	10
Akkreditive	6
Aktenvermerke	6-10
Angebote mit Auftragsfolge	6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)	10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)	10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)	10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation	10
Aufzeichnungen	10
Ausgangsrechnungen	10
Außendienstabrechnungen	10

B

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Bankbelege	10
Bankbürgschaften nach Vertragsende	10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb	10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern	10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)	10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung	10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlage	10
Betriebskostenrechnungen	10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)	6
Bewertungsunterlagen	10
Bewirtungsunterlagen	10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)	10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation	10
Buchungsbelege	10

C-D

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)	6
als Buchungsbeleg	10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)	10
Dateien, Beschreibungen der Dateiverzeichnisse	10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der Datensicherungsregeln	10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)	10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)	10

E-F

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.)	10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung	10
Eingabedatenformate	10
Einheitswertunterlagen	10
Essensmarkenabrechnungen	10
Exportunterlagen	10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege	10
Frachtbriefe	6

G

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg	10
Geschäftsberichte	6
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften	10
Geschenknachweise	10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)	10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen	10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	10
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen"	10

H-J

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)	6
Handelsbücher	10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich	10
Hauptabschlussübersicht	10
Inventare (§ 240 HGB)	10
Investitionszulage (Unterlagen)	6
Jahresabschluss mit Erläuterungen	10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent	10

K

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen	10
Kassenberichte	10
Kassenbücher/-blätter	10
Kassenzettel,	10
wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden	0
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	10
Kontenregister	10
Kontoauszüge	10
Konzernabschluss (§ 290 HGB)	10
Kreditunterlagen	6-10

L

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen	10
Lagerbuchführungen	10
Lieferscheine	6
Lieferscheine als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung	10
Lohnbelege als Buchungsbelege	10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen	6

M-O

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Magnetbänder	10
Mahnbescheide und Mahnungen	6
Maske (Bildschirm-, Druckmaske)	10
Menu-Übersicht	10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege	10
Nachnahmebelege	10
Nebenbücher	10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung	10

P-R

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege	10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege	10
Preislisten	6-10
Programmablaufbeschreibungen	10
Programmverzeichnisse	10
Protokolle*, als Handelsbrief	6
Prozessakte, Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10
Quittungen	10
Rechnungen an Unternehmer	10
Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)	2
Reisekostenabrechnung	10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	10

S

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Sachkonten	10
Saldenbilanzen	10
Schadensunterlagen,	6-10
Scheck- und Wechselunterlagen	6-10
Steuererklärungen und Steuerbescheide	10
Systemhandbücher	10

T-U

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege	10
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege	10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung	10

V-Z

Art des Schriftguts	Fristen in Jahren
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10
Verkaufsbücher	10
Vermögensverzeichnis	10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)**	6-10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege	10
Versicherungspolicen	6-10
Verträge	10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher	10
Wechsel	10
Zahlungsanweisungen	10
Zollbelege, Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung	10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	10

*Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO- Meldungen (Datenübertragungsverordnung) dagegen nur eine 3-jährige.

** Bei Buchungsbelegen gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und Wiedergaben von Handels- und Geschäftsbriefen die 6-jährige.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IHK.

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.

 

Das 123 der Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen in Steuerrecht

Ein Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.

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